مهام الوكيل

مهام الوكيل
 

تسعى كلية العلوم الإنسانية بمنطقة  عسير إلى رفد سوق العمل في أبها بصفة خاصة والمملكة العربية السعودية بصفة عامة بخريجين ذوي معرفة شمولية بالعلوم

وتأمل الكلية إلى تحقيق توازن في معارف ومهارات الخريجين بحيث يجمع بين النظرية والتطبيق وبين الحياة العملية واحتياجاته الشخصية.

 

1) مهام وكيل الكلية :

1) الإشراف على سير الأعمال الإدارية والعمل على تطويرها.

2) الموافقـة على منح الإجازة العادية والاضطرارية لمنسوبي الكليـة من أعضاء هيئة التدريس والإداريين والفنيـين.

 3) الموافقة على تأمين الأجهزة والمعدات والمواد الكيميائية بالتنسيق مع إدارة المشتريات والمستودعات.

4) الإشـراف على سـلفة الكليـة ورفـع المستنـدات الخاصـة بها إلى الشـؤون الماليـة .

5) الأذن بالصـرف من السلفـة المخصصة للكلية وفق قواعـد الصرف من السلف المستديمـة.

6) إعـداد احتياج الكلية من الوظائف المعتمدة والمطلوب التعيين عليها بالتنسيق مع أقسام الكلية ومركز البحوث وعمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين.

7) الإذن بالصـرف من مسـتودع الكليـة .

 8) الإشـراف على متابعـة مشـاريع الكليـة .

 9) تشكيـل لجان إداريـة أو ماليـة للقيـام بالأعـمال التي تحتاجهـا الكليـة في هذا الشأن.

 10) إعـداد الميزانيـة التقريبية لطلبيات الأجهزة والمعدات والمواد الكيميائية السـنوية للكليـة بالتنسـيق مع الأقسـام ووحدات الكلية الأخرى .

11) الاتصال المباشر بالأقسام والإدارات الموجودة داخل الجامعة وكذلك الوزارات والمصالح الحكومية وغيرها في كل ما يتعلق باختصاصاته على أن يكون الاتصـال بالذيـن يعادلونـه أو يلونـه في المرتبـة الوظيفيـة .

يرتبـط بوكيـل الكليـة مباشـرة كل من :

1) أمانة مجلس الكلية.

2) مكتـب الوكيـل الإداري .

3) مدير الإدارة.

4) وحدة التصوير العلمي.

5) ورشة الكلية.

6) رائد النشاط الثقافي والاجتماعي.

7) رائد النشاط الرياضي.

8) لجنـة الترقيات.

9) لجنة المشتريات..

10) لجنة السلامة.

11) مستودع الكلية.

 

2) أمانة مجلس الكلية :

يرتبط موظفي مجلس الكلية بوكيل الكلية ( أمين المجلس ) ويسند إليهم المهام التالية:

1) التأكد من المعاملات التي ترد إلى مجلس الكلية مطابقة لتعليمات الجامعة .

2) إعداد جداول أعمال المجلس بالكلية بناء على ما يرد من الأقسام أو عميد الكلية أو وكلاء الكلية .

3) إرسال الدعوة لأعضاء المجلس باستخدام نظام مجالس .

4) تحرير  قرارات المجلس ومتابعة إرسالها للجهات المختصة بعد تأشيرها من أمين المجلس واعتمادها من عميد الكلية.

5) توثيق وصول وإرسال المعاملات حسب نظام مدار بأرقام مسجله حسب الرقم والتاريخ.

 

3) مكتب وكيل الكلية:

المهام: متابعة الاتصال بالجهات المختلفة في الجامعة فيما يخص:

1) اعتماد طلبيات الأجهزة في الأقسام وإرسالها لإدارة المشتريات لاعتمادها .

2) اعتماد مباشرة أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم وإرسالها لشؤون الموظفين لاعتمادها .

3) اعتماد إجازات أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم وإرسالها لشؤون الموظفين لاعتمادها .

4) الإشراف على النشاط الثقافي والاجتماعي والتنسيق مع عمادة شؤون الطلاب .

5) الإشراف على النشاط الرياضي والتنسيق مع عمادة  شؤون الطلاب .

6) الإشراف على سير العمل في الكلية بالتنسيق مع مدير عام الإدارة .

 

4) مهام مدير الإدارة :

يرتبط مدير الإدارة مباشرة بسعادة وكيل الكلية ويكلف بالمهام التالية:

  1. الإبـلاغ عن مباشـرة جميـع منسـوبي الكليـة وكذلـك الإبـلاغ عن تركهـم العمـل وفـق التعليمـات والصـلاحيات الصـادرة فـي هـذا الخصـوص .
  2. منـح الإجازة العادية والاضطرارية لموظفي الإدارة والمستخدمين والعمال التابعين للإدارة والوحدات المرتبطة بها على أن تستكمل عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفـين بالجامعـة الإجـراءات وفقـا للنظـام قبـل التمتـع بهـا .
  3.  الإشـراف على حضور وانصراف منسوبي الإدارة والوحدات المرتبطة بها وكذلك منسوبي الأقسام من الفنيين والإداريين والمستخدمين والعمال وذلك  بالتنسيق مع رؤسـاء الأقسـام وتقـديم تقـرير شـهري عن مدى انتظـام دوامهـم .
  4. التوقيع على شهادات التعريف لجميع منسوبي الكلية على أن  لا تكـون شـهادات خـبرة أو خطـابات شــكر .
  5. متابعـة تزويـد الكليـة باحتياجهـا مـن الأدوات المكتبيـة.
  6. الرفـع بما يستحقه المتعاقدون من منسوبي الكلية من تعويضات عن تـذاكر السـفر حسـب الأنظمـة .
  7. متابعة جميع أعمال سلامة المعامل في الكلية وذلك بالتنسيق مع أقسام الكلية ووحداتها .
  8. التصديـق على نمـاذج الكفـالات لمنسـوبي الكليـة عنـد السـفر .
  9. إعـداد احتيـاج إدارة الكليـة من الموظفـين والمستخـدمين والعمـال .
  10. الاتصال المباشر بالأقسام والإدارات الموجودة داخل الجامعة وكذلك الوزارات والمصالح الحكومية وغيرها في كل ما يتعلق باختصاصاته على أن يكـون الاتصـال بالذيـن يعادلونـه أو يلونـه في المرتبـة الوظيفيـة .

 

  1. يرتبـط بمديـر إدارة الكليـة كل من: -
  2. الاتصـالات الإداريـة.
  3.  شـؤون الجـوازات والسـفر .
  4. بريد الكلية.

  كما يرتبط به جميع موظفي الكلية فيما عدا أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم وذلك على النحو التالي :

  1. الاتصالات الإدارية وتقوم بالمهام التالية:
  2. تسجيل المعاملات الصادرة حسب نظام مدار .
  3. تسجيل المعاملات الواردة حسب نظام مدار .
  4. البريد : ويقوم بمتابعة البريد الوارد للكلية والخارج من الكلية لمنسوبي الكلية من أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم وإدارة الكلية .
  5. الجوازات : ويقوم بمتابعة إجراءات الجوازات الخاصة بأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم الغير سعوديين مع إدارة شؤون الموظفين لإنهاء الإجراءات المتعلقة بذلك .
  6. الورشة :

يرتبط به جميع الموظفين في الورشة حيث يقومون بأعمال الصيانة في جميع وحدات الكلية وتقسم أعمالهم إلى :

( النجارة – الحدادة – الدهان – الأعمال الالكترونية – الزجاجيات – الكهرباء)

 

5) مهام مساعد مدير الإدارة :

  يرتبط مباشرة بمدير الإدارة وينـوب عنه في حالـة غيابـه ويفـوض كافـة صـلاحياته ويقوم بالمهام التالية:

  1.  الإشـراف علـى مكتب الاتصـالات والعمـل على تطويـره وتنظيمـه .
  2. متابعة المعاملات الواردة إلى الكليـة والتوجيه بالعمل على إنجازها في الوقت المناسب وكذلك الإشراف على البريد الشخصـي الوارد لمنسوبي الكليـة والتوجيـه بالعمـل على سـرعة توزيعـه .
  3. الإشـراف على توزيـع الصحف والمجــلات .

6) المستودع :

يعمل ثلاثة موظفين لمتابعة توريد الأجهزة والأدوات المكتبية لجميع وحدات الكلية ويقوم موظفي المستودع بالمهام التالية :

  1. متابعة أعمال السلفة .
  2. متابعة توريد الأجهزة .
  3. سجلات الأجهزة في الكلية .